Häufige Fragen

Wie lege ich neue Tickets an?

Navigiere zu „Tickets“ > „Ticketkategorie“ und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Gib einen Titel, eine Beschreibung und Bilder ein und lege die maximale Anzahl der verfügbaren Plätze pro Zeitintervall fest. Erstelle anschließend eine “Ticketvorlage”, in der du die Dauer, den Preis und die buchbaren Zeiten für dein Angebot definierst. Abschließend kannst du das Ticketmodul mit deiner Webseite verknüpfen, sodass Kunden Tickets kaufen können.

Wie funktioniert der QR-Code beim Ticket?

Du kannst für jede Buchung einen individuellen Einlass-QR-Code erstellen. Hinterlege dazu unter “Endgerät” das gewünschte Gerät, mit dem du den Einlass kontrollieren möchtest (z. B. Handy oder Smartphone), und definiere es in den Einstellungen als “Check-In-Lesegerät”. Jedes verkaufte Ticket wird automatisch mit einem einzigartigen QR-Code versehen. Beim Einlass kannst du diesen QR-Code bequem mit einem Smartphone oder Scanner überprüfen. kutego^® überprüft beim Scannen, ob der Teilnehmer auf der Teilnehmerliste steht und ob die Rechnung beglichen wurde. Anschließend wird die Anwesenheit des Teilnehmers automatisch auf “anwesend” gesetzt. So kannst du bei größeren Veranstaltungen den Einlass effizient und schnell organisieren.

Wie kann ich Tickets für eine Veranstaltung begrenzen?

Beim Anlegen einer Ticketkategorie kannst du die maximale Ticketanzahl festlegen. Sobald diese Anzahl erreicht ist, wird das Ticket automatisch als ausverkauft markiert und kann nicht mehr gebucht werden.

Wie kann ich sehen, wer ein Ticket gekauft hat?

Öffne Rechnungen > Übersicht und filtere in der Position nach deiner Ticketvorlage. Dir werden nun alle Buchungen dieser Ticketvorlage angezeigt.

Wie kann ich Tickets stornieren?

Öffne die Rechnung der Ticketbuchung und klicke oben rechts auf den roten Button „Stornieren“. Optional kannst du dabei eine Stornogebühr einbehalten. kutego^® erstellt automatisch eine Stornorechnung.

Wie kann ich Tickets umbuchen?

Öffne das Ticket im Dashboard und klicke auf “Bearbeiten”. Danach kannst du ein neues Datum oder Uhrzeit auswählen und speichern. Der Kunde kann optional per Mail darüber informiert werden.

Wie kann ich Rabatte oder Aktionscodes für Tickets anbieten?

Tickets ermöglichen individuelle Preisgestaltung und Rabatte. In der Ticketvorlage unter Preise > Preisgruppe kannst du spezielle Preise für bestimmte Kundengruppen festlegen. Unter Finanzen > Gutscheine hast du die Möglichkeit, Rabattcodes zu erstellen, die beim Kauf von Tickets eingelöst werden können. kutego^® berechnet den Rabatt automatisch und vermerkt ihn direkt auf der Rechnung.

Wie funktioniert der Ticketversand an Kunden?

Sobald ein Kunde ein Ticket kauft, versendet kutego^® automatisch eine E-Mail mit:

• der Eintrittskarte incl. QR-Code
• der Rechnung,
• und allen Veranstaltungsdaten.

Wie kann ich Tickets manuell erstellen und einem Kunden zuordnen?

Erstelle eine Rechnung für den Kunden und wähle den Rechnungstyp „Ticket“. Anschließend wähle die passende Ticketvorlage sowie den gewünschten Zeitpunkt aus. Beim Speichern generiert kutego^® automatisch eine Buchung und erstellt die Ticketdatei, die du optional per E-Mail versenden kannst. Durch das Erstellen der Rechnung wird der Teilnehmer automatisch mit einer Ticketbuchung im Kalender eingetragen.

Wenn der Teilnehmer zunächst ohne Rechnung eingebucht werden soll, klicke im Dashboard auf “Ticket anlegen”. Dadurch kann der Teilnehmer bereits eingebucht werden, ohne dass eine Rechnung erstellt wird.

Wie kann ich Tickets nachträglich bearbeiten (Preis, Beschreibung, Termin)?

Öffne die Ticketvorlage oder die Ticketkatogorie und klicke auf „Bearbeiten“. Preise, Inhalte und Kontingente kannst du jederzeit anpassen. Bereits verkaufte Tickets bleiben unverändert, damit die Rechtssicherheit gegeben ist. Neue Käufer erhalten jedoch die aktualisierten Informationen.

Wie kann ich die Einlasskontrolle automatisieren? Die QR-Code-Scan-Funktion ermöglicht es, Tickets direkt am Eingang mit einem Smartphone oder Handscanner zu überprüfen. Dabei wird kontrolliert, ob der Teilnehmer auf der Teilnehmerliste steht und die Rechnung beglichen wurde. Sind beide Kriterien erfüllt, markiert kutego^® den Teilnehmer in Echtzeit als “anwesend”.

Kann ich einen Geschwisterrabatt einstellen?

Ja, dafür nutzt du den Teilnehmerrabatt in den Rabattregeln. Lege fest, ab wie vielen Teilnehmern der Rabatt greifen soll – zusätzliche Teilnehmer werden dann automatisch rabattiert.

Wie kann ich Frühbucherrabatte hinterlegen?

Wähle den Typ “Frühbucher” in den Rabattregeln und definiere den Zeitraum bis Kursbeginn, in dem der Rabatt gelten soll.

Kann ich auch kurzfristige Rabatte kurz vor Kursstart anbieten?

Ja, mit dem Typ Last Minute in den Rabattregeln kannst du festlegen, wie kurz vor Beginn ein Rabatt greifen soll.

Kann ich Rabatte nur für bestimmte Kurse oder Termine vergeben?

Ja, über das Feld Verknüpfung kannst du festlegen, ob die Regel für alle Angebote, bestimmte Kategorien oder einzelne Kurse/Termine gilt.

Kann ich mehrere Rabatte gleichzeitig kombinieren?

Ja, wenn du die Rabattregeln als kombinierbar definierst. So kannst du z. B. Frühbucher- und Teilnehmerrabatt kombinieren.

Kann ich Rabatte zeitlich oder in der Nutzung begrenzen?

Ja, du kannst sowohl einen Gültigkeitszeitraum als auch maximale Nutzungen (pro Kunde oder insgesamt) festlegen.

Kann ich eigene Rabattaktionen oder Gutscheine erstellen?

Ja, mit dem Typ Aktionscode kannst du individuelle Aktionslinks erstellen – ideal für Marketingaktionen oder QR-Codes.

Gilt der Treuerabatt auch ohne Buchungen?

Ja, der Treuerabatt basiert ausschließlich auf dem Registrierungsdatum des Kundenkontos, nicht auf bisherigen Buchungen.

Wann wird eine Rabattregel automatisch angewendet?

Sobald alle Bedingungen der Rabattregel erfüllt sind, wird der Rabatt automatisch im Buchungsprozess berücksichtigt – sowohl bei Online-Buchungen als auch bei Buchungen durch Mitarbeiter.

Können mehrere Rabattregeln gleichzeitig greifen?

Ja, das ist möglich – vorausgesetzt, die Regeln sind als kombinierbar definiert. So können z. B. ein Early-Bird-Rabatt und ein Teilnehmerrabatt gemeinsam angewendet werden.

Gilt eine Rabattregel für alle Angebote?

Das kannst du selbst festlegen. Rabattregeln können für alle Angebote, bestimmte Kategorien oder gezielt für einzelne Kurse bzw. Termine definiert werden.

Kann ich Rabattregeln nachträglich ändern oder deaktivieren?

Ja, Rabattregeln lassen sich jederzeit anpassen oder deaktivieren. Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus – bestehende Buchungen bleiben unverändert.

Was ist der Unterschied zwischen einer Standortvermietung und einem Event-Ticket?

Das Ticketmodul kann auf zwei unterschiedliche Arten genutzt werden: zur Standortvermietung und für eigene Veranstaltungen (Events).
Bei der Standortvermietung bietest du einen Raum oder eine Fläche zu buchbaren Zeiten an – ohne festes Datum. Wiederkehrende Zeiten werden in der Ticketvorlage hinterlegt. Das System erkennt automatisch, ob an diesem Standort zu den jeweiligen Zeiten bereits ein Kurs oder Einzeltermin stattfindet, und blockiert diese Zeiten.
Bei Event-Tickets legst du eine Veranstaltung mit einem konkreten Datum und einer festen Uhrzeit an. Kunden kaufen einen Eintritt für dieses spezifische Ereignis und erhalten automatisch eine Eintrittskarte mit QR-Code.
Die Art der Nutzung wird über die Einstellungen in der Ticketvorlage gesteuert: Im Reiter „Zeiten” kannst du entweder ein festes Veranstaltungsdatum oder wiederkehrende Zeiten ohne Datum hinterlegen.

Werden laufende Kurse oder Termine automatisch blockiert, wenn ein Ticket gebucht wird?

Ja – sofern in der Ticketvorlage ein Standort hinterlegt ist. Das System erkennt automatisch, ob zu den buchbaren Zeiten an diesem Standort bereits ein Kurs oder Einzeltermin stattfindet. Diese Zeiten werden dann als nicht buchbar markiert und können von Kunden nicht gebucht werden. Damit wird sichergestellt, dass keine Doppelbelegungen entstehen. Voraussetzung ist, dass sowohl dem Kurs/Termin als auch der Ticketvorlage der gleiche Standort zugeordnet ist. Im Standort definierte Schließzeiten blockieren die Ticketbuchung ebenfalls automatisch.

Was ist die Vorlaufzeit bei Tickets, und wie setze ich sie ein?

Die Vorlaufzeit legt fest, wie kurzfristig ein Ticket noch online gebucht werden kann. Wenn du z. B. eine Vorlaufzeit von 2 Stunden einstellst, können Kunden das Ticket nicht mehr innerhalb der letzten 2 Stunden vor Beginn online buchen. Diese Einstellung findest du in den Details der Ticketvorlage. Manuell kannst du als Anbieter Tickets jederzeit – auch ohne Vorlaufzeit – im System anlegen.

Was ist die Wechselzeit bei Tickets, und wann brauche ich sie?

Die Wechselzeit ist ein Puffer zwischen zwei aufeinanderfolgenden Buchungen desselben Tickets. Sie ist vor allem bei der Standortvermietung sinnvoll, wenn du z. B. Zeit zum Reinigen oder Vorbereiten des Raums benötigst. Bei reinen Event-Tickets mit festem Datum ist eine Wechselzeit in der Regel nicht notwendig.

Kann ich den Preis pro Teilnehmer oder pro Buchung festlegen?

Ja. In der Ticketvorlage unter dem Reiter Kundenpreise kannst du wählen, ob der Preis pro Teilnehmer oder pro Buchung gilt. Der Preis pro Buchung eignet sich z. B. für die Raumvermietung, bei der ein Gruppenpreis gilt. Der Preis pro Teilnehmer ist sinnvoll für Veranstaltungen, bei denen jede Person einzeln bezahlt. Zusätzlich kannst du Preisgruppen anlegen, um bestimmten Kundengruppen rabattierte Preise anzubieten.

Kann ich Tickets nur für Mitglieder oder bestimmte Kundengruppen anbieten?

Ja. Im Reiter Einschränkungen der Ticketvorlage kannst du festlegen, dass ein Ticket nur für Mitglieder oder für bestimmte Kundengruppen buchbar ist. Kundengruppen werden im Bereich Kunden gepflegt. Zusätzlich gibt es die Option, ein Ticket nur per Hotline buchbar zu machen – in diesem Fall wird im Buchungsprozess statt des Buchungsbuttons die Hotline-Nummer angezeigt.

Was bedeutet „Gastbuchung” beim Ticket?

Wenn keine Login-Pflicht aktiviert ist, können Kunden ein Ticket kaufen, ohne sich dabei ein Kundenkonto anlegen zu müssen. Sie buchen als Gast und erhalten trotzdem die Buchungsbestätigung mit QR-Code per E-Mail. Diese Option ist besonders für einmalige Veranstaltungen sinnvoll, bei denen keine langfristige Kundenbindung im Vordergrund steht. Der Kunde wird in deiner Kundenübersicht als Kundenkonto angelegt, erhält aber keine Zugangsdaten und hat den Status “Gast”.

Kann ich Produkte mit einem Ticket verknüpfen?

Ja. Im Reiter Produkte der Ticketvorlage kannst du Produkte aus dem Produktmodul mit dem Ticket verknüpfen. Dabei kannst du festlegen, ob das Produkt beim Kauf verpflichtend mitgekauft werden muss oder dem Kunden als optionale Zusatzoption im Buchungsprozess angezeigt wird. Das eignet sich z. B. für Merchandise, Verpflegung oder Zusatzleistungen.

Kann ich Kunden eine Erinnerung vor der Veranstaltung schicken?

Ja. Im Reiter Erinnerungen der Ticketvorlage kannst du eine Erinnerungsmail am Vortag aktivieren. Wenn du im Reiter Optionen einen zusätzlichen Infotext hinterlegt hast, wird dieser Text auch in der Erinnerungsmail ausgegeben. Für eine SMS-Erinnerung muss im Kundenkonto eine Handynummer hinterlegt sein.
Außerdem kannst du terminierte Mitteilungen einrichten und somit einen kompletten E-Mail-Funnel um die Veranstaltung bauen.

Kann ich zeitgesteuerte Nachrichten an Ticketkäufer senden?

Ja. Im Reiter “Mitteilungen” der Ticketvorlage kannst du zeitgesteuerte Nachrichten erstellen – zum Beispiel eine Erinnerung kurz vor der Veranstaltung oder eine Nachricht im Anschluss, um Feedback oder Bewertungen einzuholen. Diese Funktion ist besonders für Events mit einem festen Datum geeignet.

Kann ich eine Ticketvorlage archivieren, ohne sie zu löschen?

Ja. Über den Button Aktionen in der Listenansicht der Ticketvorlagen kannst du eine Vorlage archivieren. Archivierte Vorlagen sind nicht mehr aktiv buchbar, bleiben aber im System erhalten und können bei Bedarf über den Button Archiv oben rechts wiederhergestellt werden. Das ist nützlich, wenn ein Event abgeschlossen ist und du die Vorlage für zukünftige ähnliche Veranstaltungen aufbewahren möchtest.

Was ist der Unterschied zwischen „Ticket anlegen” im Dashboard und dem Buchen über eine Rechnung?

Beim „Ticket anlegen” im Dashboard wird der Teilnehmer direkt im Kalender eingetragen, ohne dass automatisch eine Rechnung erstellt wird. Das ist sinnvoll, wenn die Abrechnung erst später erfolgen soll. Eine Rechnung kann dann nachträglich über den Button Rechnung anlegen im Ticket erstellt werden.
Wenn du hingegen direkt über Rechnung anlegen buchst und als Rechnungsposition „Ticket” auswählst, wird der Teilnehmer sofort eingebucht, eine Rechnung erstellt und die Buchungsbestätigung inklusive aller Anhänge (Eintrittskarte, QR-Code, Veranstaltungsdaten) automatisch versendet. Dieser Weg ist der empfohlene Standard für vollständige Buchungen.

Wie kann ich sehen, welche Zeiten eines Tickets noch verfügbar sind?

Die bereits gebuchten Tickets werden dir im Dashboard angezeigt. Kunden sehen auf der Webseite nur die tatsächlich buchbaren Zeiten (Bereits gebuchte Zeiten sowie automatisch blockierte Zeiten (aufgrund von Kursen oder Schließzeiten am gleichen Standort) werden im Kalender nicht als buchbar angezeigt).

Gut – ich habe jetzt alles, was ich brauche. Hier sind die ergänzenden FAQ-Einträge zum Thema Einlasskontrolle:

Wie richte ich die Einlasskontrolle per QR-Code für Ticket-Events ein?

Um die QR-Code-Einlasskontrolle zu nutzen, muss zunächst ein Endgerät als Check-in-Lesegerät registriert werden. Gehe dazu zu Endgeräte > Übersicht und öffne mit dem gewünschten Gerät (Smartphone, Tablet, Laptop oder externer Scanner) den dort angezeigten Link oder scanne den QR-Code. Nach der Registrierung klickst du auf den orangefarbenen Einstellungs-Button und weist dem Gerät die Funktion „Check-in-Lesegerät” zu.
Ab diesem Moment wird bei jeder neuen Buchungsbestätigung automatisch ein individueller Einlass-QR-Code als Anhang beigefügt. Beim Scannen prüft kutego, ob der Teilnehmer auf der Teilnehmerliste steht, die Einlasszeit eingehalten wurde und – optional – ob die Rechnung bereits bezahlt ist. Sind alle Bedingungen erfüllt, wird der Teilnehmer automatisch als „anwesend” markiert.

Wo findet der Kunde seinen Einlass-QR-Code?

Der QR-Code wird automatisch als Anhang der Buchungsbestellbestätigung per E-Mail versendet – vorausgesetzt, es ist ein Endgerät als Check-in-Lesegerät registriert. Zusätzlich wird der QR-Code am Veranstaltungstag im Kundenkonto auf der Startseite angezeigt, sodass der Kunde ihn direkt beim Einlass vom Smartphone vorzeigen kann.

Ein Kunde hat keinen QR-Code in seiner Buchungsbestätigung – woran liegt das?

Das passiert, wenn das Endgerät erst nach der Buchung als Check-in-Lesegerät registriert wurde. Bereits versendete Bestätigungen enthalten in diesem Fall keinen QR-Code. So lässt sich das nachträglich beheben:

1. Öffne die Detailansicht der betreffenden Buchung oder Rechnung.
2. Klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol.
3. Wähle „Rechnung erneut versenden”.

Beim erneuten Versenden wird die Bestätigung neu generiert – diesmal inklusive QR-Code.

Was passiert mit dem QR-Code, wenn ein Ticket umgebucht wird?

Das hängt davon ab, ob die Umbuchung innerhalb derselben Ticketkategorie erfolgt oder nicht:

• Umbuchung innerhalb der gleichen Kategorie: Der QR-Code bleibt unverändert gültig.
• Kategorieübergreifende Umbuchung: Ein neuer QR-Code wird erstellt. Dieser steht dem Kunden am Veranstaltungstag im Kundenkonto zur Verfügung.

Kann ich anstelle einer manuellen Einlasskontrolle eine automatische Türöffnung nutzen?

Ja. kutego unterstützt den Comydo-Türöffner, der vorprogrammiert geliefert und unter Endgeräte einem Standort zugewiesen wird. Hält ein Teilnehmer seinen QR-Code vor das Gerät, öffnet die Tür automatisch – ohne dass ein Mitarbeiter am Eingang nötig ist. Der Einlass wird dabei auf gültige Teilnehmer zur gebuchten Zeit beschränkt; Mitarbeiter und aktive Mitglieder können dauerhaften Zugang erhalten. Voraussetzung ist ein elektrisches Türschloss und eine permanente Internetverbindung (IoT-SIM-Karte, kein WLAN erforderlich).